Guía Completa para el Reporte BOI de FINCEN: Navegando los Nuevos Requisitos

 

Guía Completa para el Reporte BOI de FINCEN: Navegando los Nuevos Requisitos

Bienvenidos a nuestra guía completa sobre el Informe de Información de Propiedad Beneficiosa (BOI) de FINCEN. Como una firma de contabilidad con más de dos décadas de experiencia, FreedomTax Accounting está comprometida a guiarlos a través de las complejidades de este nuevo requisito de reporte. A partir del 1 de enero de 2024, muchas empresas en los Estados Unidos enfrentarán una nueva obligación: presentar el Informe BOI de FINCEN. Esta guía está diseñada para proporcionarles un enfoque paso a paso para navegar este proceso, asegurando que su negocio permanezca en cumplimiento y evite posibles penalizaciones.

 

Entendiendo FINCEN y el Informe BOI

FINCEN, la Red de Control de Delitos Financieros, es una división del Tesoro de EE. UU., distinta del IRS, encargada de combatir delitos financieros como el lavado de dinero y el fraude. El Informe BOI, que significa Información de Propiedad Beneficiosa, es un nuevo requisito destinado a mejorar la transparencia en la propiedad y control de las empresas.

¿Quién Debe Presentar?

El requisito para presentar el Informe BOI depende de cuándo se registró su empresa:

• Empresas Registradas Antes del 1 de Enero de 2024: Estas empresas tienen hasta el 1 de enero de 2025 para presentar su Informe BOI de FINCEN.
• Empresas Registradas en o Después del 1 de Enero de 2024: Estas entidades deben presentar su informe dentro de los 90 días posteriores al registro.
• Registros Futuros (Posterior al 1 de Enero de 2025): Las empresas que abran en 2025 o más tarde tendrán 30 días después del registro para presentar.

Es crucial tener en cuenta que estas reglas son a partir de enero de 2024 y están sujetas a cambios. Por lo tanto, se recomienda mantenerse actualizado con la información más reciente.

Exenciones de Presentación

No todas las empresas están obligadas a presentar el Informe BOI. Hay 23 excepciones, principalmente grandes corporaciones como bancos, uniones de crédito, instituciones financieras y grandes compañías de seguros. Además, las empresas con estatus exento de impuestos del IRS (501(c)) y grandes empresas operativas (con más de 20 empleados a tiempo completo y más de $5 millones en ventas anuales) están exentas.

Las Penalizaciones por Incumplimiento

Ignorar el Informe BOI puede llevar a consecuencias severas. Las penalizaciones incluyen:

• Penalizaciones Civiles: Hasta $500 por día por incumplimiento.
• Penalizaciones Criminales: Hasta 2 años de prisión y multas de hasta $10,000.

Estas penalizaciones subrayan la importancia de presentar el Informe BOI de manera oportuna y precisa.

Guía Paso a Paso para Presentar el Informe de FINCEN BOI

Presentar el Informe BOI requiere un enfoque metódico. Aquí le mostramos cómo puede comenzar:

Accediendo al Sitio Web de FINCEN

Comience visitando el sitio web fincen.gov. Busque la sección titulada ‘Información de Propiedad Beneficiosa’ y seleccione la opción para ‘Presentar un informe utilizando el sistema de presentación BOE’. La disposición del sitio web puede cambiar con el tiempo, por lo que es importante navegar según el diseño actual.

 

Creando un Número de Identificación de FINCEN

Mientras presenta el Informe BOI, también verá una opción para crear un número de identificación de FINCEN. Este ID se recomienda para cada empresa y propietario, ya que es probable que se convierta en algo tan crucial como su número EIN de negocio. El número de identificación de FINCEN es gratuito y se emite instantáneamente al completar el informe.

Presentando el Informe

Tiene la opción de presentar el informe ya sea a través de PDF o en línea. Para la presentación en línea, haga clic en ‘Comenzar’ bajo la sección ‘Información de Propiedad Beneficiosa’. Será dirigido a una página donde puede comenzar el proceso de presentación.

 

Completando el Proceso de Presentación en Línea

Al presentar en línea, se le presentarán dos opciones: presentar como un informe inicial o hacer correcciones/actualizaciones a uno existente. Para los que presentan por primera vez, seleccione ‘Informe Inicial’ y proceda con los siguientes pasos.

Proporcionando Información de la Empresa

El formulario le pedirá que ingrese el nombre legal de su empresa y cualquier otro nombre comercial o DBA (Doing Business As) bajo el cual opera su negocio. Si su negocio tiene múltiples DBA, puede agregarlos todos. También se le pedirá que proporcione el número de identificación fiscal de su empresa, que podría ser un EIN, número de seguridad social o ITIN, dependiendo de la estructura y registro de su negocio.

Especificando Detalles de Operación del Negocio

Necesita especificar dónde opera su negocio (generalmente en los Estados Unidos de América) y en qué estado está registrado. Además, se le requerirá ingresar la dirección actual de su negocio en los EE. UU.

Identificando el Tipo de Entidad Comercial

El formulario preguntará si su negocio es una empresa existente (creada antes del 1 de enero de 2024). Si es así, no necesitará informar la información del solicitante. Esta distinción es crucial ya que determina el nivel de detalle requerido en el informe.

Informando la Información del Solicitante

Para las empresas establecidas en 2024 o más tarde, debe proporcionar información detallada sobre los solicitantes, las personas que abrieron la empresa. Esto incluye su número de identificación de FINCEN, nombre, dirección actual y un tipo válido de identificación (licencia de conducir, pasaporte o identificación emitida por el estado). Se debe cargar una imagen de la identificación en el sistema.

 

Detallando la Información del Propietario Beneficiario

Esta sección es crítica ya que requiere información sobre cada propietario beneficiario de la empresa. FINCEN define a un propietario beneficiario como cualquier persona con al menos un 25% de interés en la empresa o control sustancial sobre ella. Esto podría incluir a CFOs u otros ejecutivos que pueden no ser propietarios pero tienen un control significativo. Para cada propietario beneficiario, necesitará proporcionar su número de identificación de FINCEN, nombre, fecha de nacimiento, dirección residencial e identificación con foto emitida por el gobierno.

Finalizando el Informe

Después de ingresar toda la información requerida, necesitará confirmar su dirección de correo electrónico y proporcionar el nombre y apellido de la persona que completa el informe. Antes de la presentación, asegúrese de que toda la información sea precisa y completa para evitar problemas.

 

Presentación y Confirmación

Una vez presentado, recibirá una confirmación con un número de seguimiento y un número de identificación de FINCEN para su negocio. Se recomienda descargar un PDF del informe para sus registros.

Actualizando el Informe BOI

Si hay cambios en los detalles de su negocio, propiedad o información de los propietarios beneficiarios, tiene 30 días desde la ocurrencia del cambio para actualizar el Informe BOI. Esto asegura que FINCEN tenga la información más actualizada sobre su negocio.

Conclusión y Asistencia Adicional

Presentar el Informe BOI de FINCEN es un proceso obligatorio que requiere atención al detalle y precisión. Los pasos descritos en esta guía están diseñados para ayudarle a navegar el proceso sin problemas. Recuerde, este informe es un requisito único, pero las actualizaciones son necesarias si hay cambios significativos en su negocio.

En Freedom Tax Accounting, entendemos que lidiar con tales informes puede ser desalentador. Es por eso que ofrecemos la presentación de informes BOI como un servicio, junto con impuestos personales y corporativos, contabilidad, nómina y planificación fiscal. Si necesita asistencia o tiene alguna pregunta, no dude en contactarnos. Nuestro equipo está listo para ayudarle a asegurar que su negocio cumpla con todos los requisitos reglamentarios.

Esperamos que esta guía haya sido informativa y útil. Si encontró valor en esta información, por favor, dale me gusta y compártela con otros dueños de negocios que podrían beneficiarse de ella. Gracias por leer, y les deseamos lo mejor en sus emprendimientos comerciales.

 

 

Transcripción

Saludos de Freedom Tax Accounting. Somos una firma de contabilidad e impuestos que llevamos brindando nuestros servicios de calidad ya por más de 20 años sirviendo a nuestra comunidad hispana. En este video le vamos a enseñar paso a paso las instrucciones de cómo hacer el nuevo reporte BOI de la agencia Federal FINCEN. Este es un nuevo reporte federal que muchas empresas tienen que hacer comenzando ahora en enero del 2024. Vamos a las instrucciones, como les dije, les voy a enseñar paso a paso las instrucciones de cómo hacer el reporte BOI. El BOI significa Beneficial Ownership Information y este reporte se le va a enviar a la agencia federal FINCEN. FINCEN es un departamento de la tesorería del gobierno de Estados Unidos, igual que el IRS, es una agencia separada y FINCEN significa Financial Crimes Enforcement Network. Ahora, antes de entrar en las instrucciones, para repasar quién tiene que llenar este reporte: si su empresa fue registrada antes del primero de enero del 2024, tiene hasta el primero de enero del 2025 para someter su reporte BOI a FINCEN. Ahora, si su empresa es nueva, que está abriendo una empresa ahora en el 2024, si su empresa se va a registrar a partir del primero de enero del 2024, solamente tienen 90 días después que la empresa se haya registrado con el estado. Si abre una compañía en el 2024, tiene 90 días después que la empresa se registre con el estado para someter su reporte BOI a la agencia federal de FINCEN. Ahora, si su empresa se abre a partir del primero de enero del 2025, solamente tiene 30 días después para someter el reporte de BOI a FINCEN. Ahora, estas reglas son las que están establecidas ahora, estamos grabando este video en enero del 2024, así que esto puede ser que cambie. Yo realmente creo que esto va a cambiar, de que no van a dar 30 días, yo entiendo que a lo mejor se va a quedar como en 90 días después de abrir una empresa. Pero eso es lo que dice la ley al momento de la grabación de este video. Ahora, hay 23 excepciones, 23 casos donde hay empresas que no van a tener que llenar este reporte BOI. Yo no voy a detallar las 23 excepciones, pero para la mayoría del empresario pequeño en Estados Unidos, esto es lo que tiene que saber: las corporaciones grandes, los bancos, las agencias financieras, las compañías de seguro grande, esas son las corporaciones grandes que no van a tener que hacer este reporte. Si su empresa es exenta de impuestos, o sea que si su empresa tiene la clasificación de 501c con el IRS, si tiene ese estado fiscal, no tiene que hacer este reporte. Y las empresas con más de 20 empleados a tiempo completo y que tengan más de 5 millones de dólares de ventas anual, tampoco van a tener que llenar este reporte de BOI a FINCEN. Ahora, si no llena este reporte, hay multas y penalidades. La multa civil es hasta $500 por día tarde de enviar el reporte y hay una sanción penal de prisión de hasta 2 años y una multa hasta $10,000. Así que es serio, es importante de que se haga este reporte y que se haga correctamente. Ahora vamos a empezar, ¿dónde se comienza? Se empieza por la página de internet de FINCEN, así que vaya a fincen.gov, esa es la página de internet de FINCEN donde va a empezar el proceso de someter el reporte de FINCEN BOI. Cuando va a la página de FINCEN, esta es la página inicial, básicamente después le va a dar click a donde diga BOI, ve que aquí abajo dice Beneficial Ownership Information, va a esta imagen y le da click. Después que le de click, lo envía a esta página y luego ve que aquí dice File Report, usted le va a dar click aquí donde dice File Report. Acá hay una parte que dice crear su número FINCEN, eso es algo que vamos a estar hablando en otro video, donde toda empresa y todo dueño de empresa debería solicitar este número FINCEN. Pero se llena el reporte BOI primero. Así que le da click aquí donde dice File Report y luego lo envía a esta página y ve donde dicen aquí Beneficial Ownership Information BOI, le da click aquí donde dice Get Started. Lamentablemente esta página no está en español hasta el momento. Así que le da aquí donde dice Get Started y le va a dar la opción de hacer el reporte BOI de manera de PDF o en línea, nosotros vamos a hacerlo en línea. Así que le da aquí a la línea azul que dice Prepare BOIR. Así que aquí en la página le da una advertencia de que usted va a someter información personal a una página de una agencia de gobierno y que usted está de acuerdo a que usted va a compartir su información con una agencia de gobierno, le da aquí donde dice I Agree. Entonces el reporte empieza con, el reporte va a marcar si es la primera vez que llena el reporte BOI para su empresa, va a marcar este círculo porque dice Initial Report, verdad, es el reporte inicial. Si después hay que hacer cambios o actualizar el reporte, pues tienen otras opciones, pero si es la primera vez que hace reporte, marca aquí este círculo, dice reporte inicial. Aquí le va a decir la fecha que está llenando el reporte y va y le da a Next. Después que le da Next, lo lleva a esta página donde en este cuadrado tres, nosotros sugerimos que lo marque, porque cuando usted marque este reporte, usted le está diciendo a FINCEN que usted desea que cuando se someta el reporte BOI que automáticamente FINCEN le dé un número de FINCEN a la empresa, un número de identificación de FINCEN. Así que nosotros estamos recomendando que toda empresa pida este número de identificación de FINCEN porque entendemos que va a ser igual de importante que el número EIN de su empresa que le da el IRS. Eso es mejor, es gratis, no cuesta nada adicional y lo bueno es que cuando somete este reporte le dan este número instantáneamente. Es bueno que marque esta caja, esto no aplica para muchas empresas. Y aquí usted pone el nombre legal de su empresa y si usted está, si su empresa está trabajando bajo nombres ficticios o DBA, tiene que poner todos los nombres ficticios que su empresa esté operando. Si tiene más de un DBA o un nombre ficticio, tiene que darle a Alternate Name y poner cada uno de los nombres de los cuales su empresa está operando. Acuérdese que está un nombre legal pero usted puede registrar un nombre de operación diferente para su empresa para publicidad, mercadeo o otras razones. Entonces le va a pedir qué tipo de identificación fiscal va a utilizar para llenar el reporte y cuando va a esta caja y va al drop-down, le va a dar varias opciones, le va a dar la opción de usar el EIN de su empresa, si usted es un propietario único, puede ser que su negocio esté registrado bajo su número de seguro social o utilizando su número ITIN. Si su empresa es una empresa foránea operando en Estados Unidos, pues coge Foreign, pero la mayoría de las empresas en Estados Unidos están operando bajo un número de identificación fiscal que le otorga el IRS, que es el número EIN. Escoja EIN y aquí luego pone el número EIN de su empresa. El número EIN es un número asignado por el IRS para su empresa. Le va a pedir bajo qué jurisdicción o país está registrada su empresa. Aquí usted pone Estados Unidos, verdad, aquí pone Estados Unidos, United States of America, pero si su empresa originalmente fue registrada en otro país y después ahora esa empresa foránea está operando en Estados Unidos, pues pone el país extranjero. Pero una vez más, la mayoría de las personas van a que sus empresas comenzaron y fueron registradas en Estados Unidos. Le va a pedir en qué estado está registrada la empresa o en qué tribu, verdad, porque también hay áreas tribales que se pueden solicitar. Pero muchas de las personas van a escoger el estado de donde está, uno de los 50 estados donde está registrada su empresa. También aplica los territorios americanos como Puerto Rico, las Islas Vírgenes de Estados Unidos, Guam, las Islas Marianas, todos estos territorios también aplican. Aquí le pone la dirección de la empresa, la dirección en Estados Unidos de la empresa. Le pide la calle, la ciudad, el territorio, el estado y el código postal. Esta es la dirección en Estados Unidos de la empresa. Si su empresa no opera en un local y usted trabaja desde su hogar, pues la dirección de su hogar es la dirección de su empresa. En esta pregunta 16 le pregunta si su empresa es una empresa existente. ¿Qué es esto? Es una empresa existente si su empresa fue creada antes de enero primero del 2024. Si su empresa fue creada antes de enero primero 2024, tiene que marcar esta caja de que sí es una empresa existente, porque esto es importante, porque en este reporte se ponen información de los dueños y de los aplicantes, pero si es una empresa existente, no le va a pedir la información de los aplicantes. Solamente le va a pedir información de los aplicantes o los solicitantes si la empresa es creada después de enero primero del 2024. Así que si su empresa fue creada en el 2023 o antes, marque esta caja que diga que su empresa es una empresa existente. Cuando marca eso, le da el warning de que no va a tener que poner información de los, ellos le ponen applicants. Ese es el término que usa el formulario, dice applicants en inglés, realmente applicants en español es solicitante, pero para que no haya confusión, voy a utilizar la palabra applicants. Así que le da sí. Es importante saber si está haciendo este reporte para una empresa que fue creada en el 2024 o luego. Hay dos tipos de applicants, hay el que es un aplicante directo y hay un applicant que es la persona que da la orden de la creación de la empresa. ¿Qué significa eso? Que si usted está formando una empresa en el 2024 o después, tiene que llenar este reporte 90 días luego que la empresa esté creada en el estado. Si usted es el dueño de la empresa y usted abrió la empresa a usted mismo, o sea que usted mismo registró la empresa en el estado, su usted solamente hay un aplicante, porque usted es el dueño y usted mismo hizo la gestión de abrir la empresa, físicamente hizo la gestión de abrir la empresa con el estado. Ahora, pero ¿qué ocurre si usted, a lo mejor usted es el dueño, pero usted nos contrata a nosotros, Freedom Tax, para que le abramos la empresa? Usted no es el applicant directo. Usted es la persona que está dando la orden de la creación de la empresa, pero hay un empleado aquí en Freedom Tax que es la persona que físicamente está registrando la empresa. Así que en ese caso, su empresa tiene dos applicants. Pero una vez más, si su empresa fue registrada en el 2023 o anteriormente, no le van a pedir esta información de la información de los applicants. Le van a pedir si ya tiene un número FINCEN, el nombre, le van a pedir la dirección del applicant y qué tipo de identificación de foto va a someter. Se puede someter del applicant una licencia de conducir, el pasaporte o una identificación con foto que sea del gobierno. Esas son las tres opciones. Eso usted pone el número de identificación aquí. Así que si usted va a someter una licencia de conducir del estado, usted pone en esta caja el número de su licencia. Si usted va a someter un pasaporte, aquí usted pone su número de pasaporte. Y en esta área usted tiene que subir una imagen en JPEG o en PDF de su identificación con foto y le da Next. Ahora vamos para la parte número tres, que es la parte de los Beneficial Owner. Beneficial Owner son información de los dueños. Ahora, para este reporte, Beneficial Owner pueden ser dos tipos de personas: cualquier persona que tenga por lo menos 25% de interés dentro de la empresa, verdad, que sea por lo menos 25% dueño. Una empresa tiene que poner información de ese dueño en el reporte. Y cualquier persona dentro de la empresa que tenga control substancial de la empresa, que pueda tomar decisiones sustanciales de la empresa, lo consideran un Beneficial Owner. Así que, por ejemplo, usted puede tener un gerente dentro de la empresa que no es dueño, pero tiene la capacidad de hacer decisiones sustanciales de la empresa. Información de ese gerente tiene que aparecer en este reporte. Así que ya sabe, Beneficial Owner, per cualquier dueño de la empresa que tenga por lo menos 25% de participación en la empresa o cualquier persona dentro de la empresa que tenga una capacidad de hacer decisiones y tenga control sustancial sobre la empresa. Si el Beneficial Owner es un menor de 18 años, hay que poner el nombre del del Guardián o el el padre o de los padres de el menor. Una vez más, le piden si estas personas ya tienen un número de fincen. Nosotros estamos recomendando que toda persona que tiene este solicitud solicite un número de fincent. Eh, vamos a hacer otro video de cómo hacerlo, por qué. Por ejemplo, en mi caso, eh, yo tengo varias empresas, verdad, so yo tengo que hacer varios reportes de boi, verdad, porque tengo que hacer uno para cada empresa. Ahora, si yo tengo ya mi número de Vincent personal, cuando yo haga el reporte de boi de cada una de mis empresas, no tengo que volver a poner toda mi información de mi fecha de nacimiento, mi dirección, mi licencia, mi pasaporte. Solamente le doy mi número de identificación fincen y ya fincen tiene la información mía. Okay, es hace el proceso mucho más rápido.

Okay, entonces de los dueños le va a pedir el apellido, el primer nombre, el middle name, verdad, la fecha de nacimiento, y le va a pedir la dirección residencial, no la dirección del negocio, en donde el dueño vive. Si el dueño vive fuera de Estados Unidos, tiene que poner su dirección que está fuera del país. Esta es la información donde el dueño vive. Okay, es la dirección residencial, importante. Y le van a pedir qué identificación con foto va a someter al a la agencia de fincen. Una vez más, le da opción aquí de escoger licencia de conducir de un estado, eh, su pasaporte, o una identificación con foto que sea generada por una agencia de gobierno Estamos ofreciendo el servicio de hacer los reportes BOI de FINCEN. Pero también acuérdese que hacemos taxes personales, taxes corporativos, abrimos empresas, hacemos planificación fiscal que no mucho contador hace ese servicio de planificación, hacemos servicio de nómina, hacemos su contabilidad mensual, le podemos ayudar de muchas maneras. Así que, gracias por ver este video, si ha recibido información valiosa de este video, dele like y compártalo con otro empresario que le pueda sacar provecho