preparacion de impuestos

La mayoría de los empleados y la fuerza de trabajo en los Estados Unidos generalmente trabajan para pequeñas empresas, no para las grandes corporaciones multinacionales. Con el aumento de la capacidad empresarial, la mayoría de los graduados de comercio, prefieren establecer su propia empresa en lugar de trabajar para una ya establecida. Estas pequeñas empresas mantienen el motor de una economía funcionando como una máquina bien aceitada y ayudan a mantener la tasa de desempleo bajo control. Pero la mayoría de los departamentos internos de las pequeñas y medianas organizaciones son centros de costos que aumentan los gastos de la empresa y reducen su ganancia.

Los departamentos de contabilidad y finanzas se consideran los mayores centros de costos para las pequeñas empresas. La contabilidad es la tarea de registrar los datos financieros de la empresa en sus libros. La mayoría de las organizaciones usan programas de software de contabilidad para reducir el tiempo y el costo de este departamento, mientras que otros deciden externalizar este departamento por completo, en otras palabras, prefieren subcontratar los servicios de un profesional. Hemos discutido sobre lo que significa la contabilidad en sí y hemos proporcionado un marco para que pueda responder a la pregunta ¿cuánto es la tarifa de contabilidad para mi pequeña empresa? Basado en las tarifas, el costo, las ventajas y desventajas del departamento de contabilidad, puede decidir si desea mantener su departamento de contabilidad en la empresa o si desea externalizarlo.

Historia de la Contabilidad

Varias civilizaciones antiguas han utilizado la contabilidad para registrar transacciones económicas, pero los principios contables que usamos hoy en día, fueron establecidos hace siglos por los comerciantes de Italia.  El matemático italiano, Luca Pacioli es considerado el padre de la contabilidad moderna y fue el primero en proponer el método del sistema de doble entrada en contabilidad. Aunque el tema de la contabilidad se remonta a la antigüedad, pero la profesión de contabilidad no se remonta a la era de la civilización antigua. La contabilidad se convirtió en una profesión en la década de 1850 y la mayoría de las empresas, incluyendo las pequeñas empresas comenzaron a emplearla para administrar los libros de su negocio. Aunque el tema de la contabilidad, fue testigo y todavía sigue siendo testigo de cambios notables, pero los principios contables básicos que evolucionaron en ese momento todavía son utilizados por los contadores hasta el día de hoy.

Importancia de la contabilidad para pequeñas empresas

L principales a mayoría de las pequeñas empresas tienden a ignorar la contabilidad y solo se centran en sus principales operaciones comerciales. Recuerde que la contabilidad es el idioma del negocio, por lo tanto, leer y analizar cuidadosamente las declaraciones de contabilidad, le permitirá al empresario tomar decisiones empresariales sabias para el futuro. Las declaraciones contables no solo registran datos, sino que también nos muestran los patrones de flujo de efectivo, la liquidez del negocio, los impuestos rendidos, la utilización de la capacidad y el valor global del negocio. El departamento de contabilidad se asegura que el negocio no esté perdiendo dinero y sugiere formas en que el dinero se puede ahorrar al reducir los gastos que enfrenta el negocio.

Todos los dueños de negocios deben estar bien informados sobre de dónde viene el dinero y hacia dónde va el dinero. Esta tarea se lleva a cabo analizando el estado de flujo de caja, el estado de resultados y el balance de la empresa. Estos tres informes son preparados por los contadores de la empresa. La mayoría de las empresas fallan en su año de inicio; no por la errónea idea comercial o el plan de negocios, sino porque la mayoría de los dueños de negocios ignoran el hecho de que las finanzas son la única forma de medir la salud de su empresa. Si la compañía o la pequeña empresa o incluso una empresa que ya está operando, no es lo suficientemente fuerte financieramente, entonces se enfrentará a problemas de solvencia que eventualmente los obligarán a presentar una quiebra del capítulo 11.

Uso de las decisiones de contabilidad para empresas

Imagine que está leyendo un periódico chino. Lo que verá son algunos caracteres y líneas desconocidas; no podrá interpretar la información a menos que aprenda el idioma. De manera similar, la contabilidad también es un lenguaje que requiere aprendizaje para que pueda interpretar los estados financieros de la contabilidad. De lo contrario, estas declaraciones se verán como una cantidad de números, escritos al azar en columnas. Hoy en día, la mayoría de las decisiones se basan en modelos financieros y económicos complejos. Para poder hacer un modelo financiero efectivo, es necesario que pueda interpretar la información de la compañía en sus estados financieros.

Costo de operar un departamento de contabilidad interno

Bueno, todos sabemos que la mayoría de los padres en los Estados Unidos quieren que sus hijos se conviertan en atletas profesionales o contadores profesionales. Esto se debe principalmente a que la recompensa financiera en estas dos profesiones es enorme. El salario anual de un contable de una pequeña empresa puede fluctuar entre $ 50,000 y $ 65,000, pero esto no es lo único que constituye las tarifas de contabilidad para una pequeña empresa (hablaremos sobre este tema más adelante). Esta es la razón principal por la cual una pequeña empresa que no puede pagar un contador a tiempo completo, subcontrata a un profesional para realizar el trabajo de contabilidad. Hay varias empresas que brindan servicios de mantenimiento de su cuenta, presentación de impuestos y cualquier otra función corporativa que pueda necesitar. Esta es una excelente manera de reducir los gastos de las pequeñas empresas.

¿Cómo puede reducirse este costo?

La reducción de costos de la empresa es lo que acapara la mente de un empresario durante la fase de inicio de la empresa y continúa ocupando la mente del propietario de la empresa más adelante en el ciclo de vida de la empresa. La mayoría de las innovaciones tecnológicas han reducido drásticamente el costo de hacer negocios. “Software” de contabilidad como “Peachtree, Quickbooks, Sage y FreshBooks” ha reducido drásticamente el número de personas que se requieren para completar el trabajo de contabilidad, lo que resulta en muchos ahorros de costos.

Además de las innovaciones tecnológicas, la mayoría de las pequeñas empresas también están subcontratando sus funciones complejas para reducir costos de sus gastos. Esto les ha permitido centrarse en sus funciones comerciales principales y también ahorrar mucho espacio y gastos de oficina. La mayoría de los contadores cobran honorarios ridículamente altos por sus servicios, pero subcontratar todo el departamento resultará en ahorros. Al subcontratar, no tendrá que preocuparse por contratar a las personas talentosas adecuadas para su departamento, lo que reducirá una enorme carga de sus hombros como resultado.

El auge de los centros comerciales corporativos

No tiene que ir firma por firma en busca de servicios tales como contabilidad, finanzas, derecho corporativo y muchos otros. Todos estos servicios ahora se prestan bajo un mismo techo en la mayoría de las firmas de abogados por consultores que ayudan a las corporaciones en todos los asuntos de su negocio. Al igual que la mayoría de los bancos representan supermercados financieros, de la misma manera que las firmas de abogados, hoy en día son más común los centros comerciales para corporaciones. Incluso puede comprar una empresa de estanterías de estas firmas de abogados y llevará solo uno o dos días transferir la compañía a su nombre.

Pros y contras de externalizar el departamento de contabilidad

Si bien la contabilidad es importante para las empresas, el departamento de contabilidad no lo es. Se puede subcontratar un departamento de contabilidad a otro lugar o se puede contratar a cualquier profesional para llevar a cabo la tarea de administrar las cuentas y los estados financieros de la empresa. Los siguientes son los beneficios de externalizar el departamento de contabilidad.

Ahorro de costos

Esto no debería sorprenderle porque lo hemos discutido muchas veces anteriormente en este blog. Mediante la externalización de su departamento de contabilidad, podrá ahorrar espacio de oficina, así como beneficios de pensión y propina que, de lo contrario, tendría que pagarle a sus contadores. Esto aumentaría las tarifas de contabilidad para una pequeña empresa. El dinero que se ahorra de la subcontratación del departamento de contabilidad puede invertirse en las operaciones básicas del negocio, lo que aumenta el potencial de ganancias de la empresa.

Ahorro de energía y tiempo

Si tiene todos los centros de costos internos, gastará dinero en reclutar, capacitar y administrar al personal. Al externalizar estos departamentos de reducción de ingresos, podrá ahorrar tiempo y concentrarse en las operaciones comerciales principales de su empresa.

Aprovechando los servicios expertos

Su negocio podría no permitirse el lujo de contratar a tiempo completo, contadores certificados y altamente calificados, pero aún puede aprovechar sus servicios. La mayoría de los proveedores de servicios de contabilidad de terceros contratan la “crema de la crema” de contadores que se mantienen al tanto de la naturaleza cambiante de los estándares de contabilidad y presentación de informes financieros. Esto significa que están en mejores condiciones para servir a sus clientes y mantenerse más adelantado de la competencia.

Además de todos los beneficios que hemos analizado anteriormente, la externalización de un departamento comercial también tiene algunas desventajas.

Pérdida de control

Las organizaciones comerciales fallan cuando la alta gerencia pierde el control de los departamentos. La mayoría de los sabios empresariales están de acuerdo en que el espíritu empresarial está basado en  el hecho de que un empresario debe tener el control en la fase de puesta en marcha de la organización. La decisión de subcontratación debe tomarse cuando el negocio está en su etapa de crecimiento. El departamento de contabilidad puede proporcionar información valiosa al empresario sobre cómo se puede controlar y reducir el costo de la operación comercial.

Riesgo de pérdida de datos confidenciales

Los datos financieros son siempre los datos confidenciales de la organización. Las empresas emiten informes financieros y detallados para ser utilizadas internamente dentro de la organización. Estos informes consisten en datos tales como sus inversiones en otros proyectos, inversión en nuevas tecnologías, estructura de planificación fiscal y participación en otras compañías extranjeras. Todo esto no se revela en los estados financieros que se publican para los accionistas, los acreedores y el público en general. Si este tipo de información cae en manos del competidor, afectará adversamente su negocio. La externalización del departamento de contabilidad podría exponerlo a dichos riesgos.

Falta de sincronización en los procesos comerciales.

Solo Estados Unidos tiene cuatro diferentes zonas de tiempo. La externalización de algunas de sus funciones comerciales a regiones con diferentes zonas de tiempo hará que su negocio no esté sincronizado y el proceso tomará mucho más tiempo para completarse. Aunque ahorrará algunos dólares, pero lo cambiará por la eficiencia de su negocio.

Cómo calcular correctamente las tarifas de contabilidad para una pequeña empresa

El sueldo de su contador no es el único costo del departamento de contabilidad; hay otros cuatro factores que determinan el verdadero costo real de un departamento de contabilidad interno. Los siguientes son los cuatro factores que deben tenerse en cuenta al determinar cuánto son las tarifas de contabilidad para las pequeñas empresas:

• Salarios

• Beneficios e impuestos

• Gastos generales

• Tiempo y esfuerzo

Salario

El monto bruto que usted paga a sus contadores es el salario. Es fácil de calcular pero variará enormemente en su ubicación, habilidades de contador y el trabajo que desea que haga su contador. Si tiene su sede en Nueva York, los salarios que exige un contable serán mucho más altos que si estuviera operando desde Florida. También depende de si desea que su contador solo mantenga los libros de su negocio o si desea que sea un contador de nivel gerencial.

Beneficios e impuestos

Se deben tener en cuenta los beneficios tales como pensiones, propinas, vacaciones, seguro de salud e impuestos sobre la nómina para determinar correctamente cuánto son las tarifas de contabilidad para una pequeña empresa. Estos costos son significativos y la mayoría de los contadores basan sus decisiones para trabajar en cualquier organización en particular en base a los beneficios adicionales que reciben. La mayoría de las pequeñas empresas no pueden darse el lujo de proporcionar una gran cantidad de beneficios a su personal de contabilidad porque de lo contrario sus recursos se agotarían.

Gastos generales

El equipo, los suministros de oficina y el espacio de oficina están incluidos en el componente de gastos generales y son útiles para calcular la tarifa de contabilidad para una pequeña empresa si el departamento de contabilidad permanece interno. La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas se olvidan de tener en cuenta este costo. Puede no ser una cantidad significativa en comparación con los beneficios e impuestos, pero ignorarlo le dará un costo impreciso del departamento de contabilidad interno.

Tiempo y esfuerzo

Reclutar, capacitar y administrar al contador para su negocio también implica algunos costos, pero es muy difícil de cuantificar. Usted como propietario de una pequeña empresa está dejando pasar algunas oportunidades cuando está invirtiendo tiempo en la gestión y capacitación de sus empleados. Peor aún, si sus contadores están desmotivados, entonces tienen que invertir su tiempo en ellos para encontrar sus motivadores, de modo que pueda motivarlos en consecuentemente. Durante esto, está haciendo un intercambio para una oportunidad comercial potencial que está renunciando. Todo esto es la pérdida de oportunidad para la pequeña empresa.

Al saber cuánto es la tarifa de contabilidad para una pequeña empresa, usted como propietario de un negocio puede tomar mejor la decisión de mantener el departamento de contabilidad en la empresa o externalizarlo para ahorrar costos. Una pequeña empresa también podría decidir subcontratar la función de contabilidad si cree que no podrá contratar a un contador competente para la empresa. Tenga en cuenta que si se encuentra en un negocio que está regulado por el gobierno, se le solicitará que designe un auditor para auditar sus estados financieros. Las tarifas por auditar los registros financieros son gigantescas y pueden causar problemas a una pequeña empresa.

Hay muchas firmas de abogados que le brindan varios servicios requeridos por una empresa, pero es imperativo elegir uno que se ajuste a sus requisitos y que la confianza sea digna y confiable entre los clientes. Nosotros, en su nombre, proporcionamos servicios que abarcan desde la formación de empresas hasta soluciones de impuestos; y desde el registro de contabilidad hasta los servicios de nómina, para mantener la confidencialidad de su negocio bajo un mismo techo. Somos un proveedor de servicios confiable y hemos estado en este negocio por más de una década. Si necesita cualquier otro consejo o desea saber más sobre nuestros servicios, no dude en contactarnos en 407-344-1012 o visite nuestro sitio web oficial  www.freedomtaxfl.com o página de Facebook “ Freedomtax accounting” para ver los testimonios de nuestros clientes.

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